Mennyi időt vesz el a dolgozói adminisztráció?
Egy szabadságkérelem ellenőrzése. Egy módosított műszak rögzítése. A jelenléti adatok összesítése. Egy hiányzó dokumentum megkeresése. A telephelyekről érkező információk egyeztetése.
Külön-külön ezek apró feladatoknak tűnhetnek. Együtt azonban naponta akár jelentős időt is elvehetnek a vállalat vezetőitől, HR-munkatársaitól és adminisztrátoraitól.
A probléma sok esetben nem az információ hiánya, hanem az, hogy az adatok különböző helyeken találhatók:
papíralapú jelenléti íveken;
táblázatokban;
e-mailekben és üzenetekben;
különálló alkalmazásokban;
telephelyenként eltérő nyilvántartásokban;
manuálisan vezetett dokumentumokban.
Minél több dolgozóval és telephellyel működik egy vállalat, annál nehezebbé válhat ezeknek az információknak az egységes kezelése.
A Staffarmor™ célja, hogy ezt a széttagolt működést egy átláthatóbb digitális rendszer váltsa fel.
Dolgozó, telephely és vállalat egyetlen rendszerben
A Staffarmor™ összekapcsolja a mindennapi vállalati működés három fontos pontját:
Dolgozói mobilfelület
A dolgozók saját mobiltelefonjukon érhetik el a számukra fontos információkat és funkciókat.
A felület támogathatja többek között:
a munkaidővel kapcsolatos információk megtekintését;
az aktuális és következő műszak ellenőrzését;
a beosztások megtekintését;
a szabadságok és távollétek kezelését;
a feladatok követését;
az értesítések fogadását;
a szükséges dokumentumok elérését.
A dolgozók így közvetlenül, egyetlen felületen juthatnak hozzá a munkavégzésükhöz kapcsolódó információkhoz.
Telephelyi tablet
A Staffarmor™ telephelyi használatához nincs feltétlenül szükség összetett, különálló beléptető infrastruktúrára.
Egy erre kijelölt tablet segítségével kialakítható a telephelyi bejelentkezési pont, amely a rendszer beállításaitól függően támogathatja például:
a QR-kódos bejelentkezést;
az NFC-alapú azonosítást;
a személyes PIN-kód használatát;
a telephely kiválasztását;
az érkezési és távozási események rögzítését;
stylus használatával akár az aláírás bevitelét is.
Ez egyszerűbb bevezetést és rugalmasabb telephelyi használatot tesz lehetővé.
Központi vállalati adminisztráció
A vállalati adminfelület egységes áttekintést biztosíthat a dolgozókról, telephelyekről és a kapcsolódó folyamatokról.
A Staffarmor™ központi felületén kezelhetők és áttekinthetők lehetnek:
a dolgozói adatok;
a jelenléti információk;
a telephelyek;
a munkaidő és a beosztások;
a szabadságok és távollétek;
a feladatok;
a dokumentumok;
az értesítések;
a riportok és kimutatások;
a szerepkörök és hozzáférési jogosultságok;
a rendszerben rögzített fontosabb események.
A vezetők így nem különálló táblázatokból és üzenetekből próbálják összerakni a teljes képet, hanem egy központi felületen követhetik a vállalat működését.
Átláthatóbb működés több telephelyen is
Több telephely esetén az adminisztráció különösen gyorsan összetetté válhat.
A Staffarmor™ segítségével a különböző helyszínek egységes rendszerben kezelhetők. A központi adminisztrációból áttekinthető lehet:
mely dolgozók tartoznak az egyes telephelyekhez;
milyen jelenléti adatok érkeztek;
mely feladatok vannak folyamatban;
milyen dokumentumok és értesítések kapcsolódnak az adott helyszínhez;
hol szükséges vezetői vagy adminisztrátori beavatkozás.
Ez különösen hasznos lehet gyártó-, logisztikai, kereskedelmi, építőipari, facility management és más, több helyszínen működő vállalatok számára.
Valós idejűbb vállalati áttekintés
A manuálisan vezetett nyilvántartások egyik legnagyobb hátránya, hogy az információk gyakran csak később kerülnek a vezetők elé.
A Staffarmor™ irányítópultja a rendszerben rendelkezésre álló adatok alapján segíthet gyorsabban áttekinteni például:
az aktív dolgozók számát;
a napi jelenléti helyzetet;
a telephelyek működését;
a nyitott feladatokat;
a dolgozói státuszokat;
a legutóbbi rendszereseményeket;
a fontosabb változásokat és értesítéseket.
A cél nem a dolgozók folyamatos ellenőrzése, hanem az, hogy a vállalat és a munkatársak számára is egyértelműbb, dokumentáltabb és kiszámíthatóbb folyamatok jöjjenek létre.
Kevesebb manuális feladat, kevesebb hibalehetőség
A kézi adatbevitel és a több helyen vezetett nyilvántartás növelheti:
az elírások;
az adateltérések;
a hiányzó információk;
az elfelejtett módosítások;
a késedelmes továbbítás;
a párhuzamos adminisztráció kockázatát.
Egy egységes rendszer használatával csökkenthető a szükségtelenül ismétlődő munka, miközben a fontos információk rendezettebb formában válhatnak elérhetővé.
Ez nemcsak időt takaríthat meg, hanem a vezetői döntéseket és a dolgozókkal folytatott kommunikációt is támogathatja.
Feladatok, dokumentumok és értesítések egy helyen
A dolgozói adminisztráció nem kizárólag a jelenléti adatokból áll.
A Staffarmor™ a mindennapi működés további elemeit is egyetlen rendszerbe rendezheti:
Feladatkezelés
A feladatok létrehozhatók, kioszthatók, nyomon követhetők és dokumentálhatók. A vezetők áttekinthetik a nyitott, folyamatban lévő vagy befejezett feladatokat.
Dokumentumkezelés
A dolgozókhoz és vállalati folyamatokhoz kapcsolódó dokumentumok rendezettebben tárolhatók és érhetők el.
Értesítések
A fontos változásokról, új feladatokról vagy szükséges intézkedésekről közvetlen értesítés küldhető az érintetteknek.
Riportok
A rendszerben rögzített adatokból vállalati kimutatások és összefoglalók készíthetők, amelyek támogatják az adminisztrációt és a vezetői áttekintést.
Hozzáférések és adatbiztonság
A vállalati és dolgozói adatok kezelése felelősség.
A Staffarmor™ fejlesztésében ezért kiemelt szempont:
a szerepkörök szerinti hozzáférés;
a felhasználói jogosultságok kezelése;
a fontosabb tevékenységek naplózhatósága;
a biztonságos azonosítás;
az adatok rendezett és felelős kezelése;
a vállalati folyamatok átláthatósága.
A megfelelő jogosultsági szintek segítségével minden felhasználó azokhoz az adatokhoz és funkciókhoz férhet hozzá, amelyekre a munkájához szüksége van.
Nem kell elképzelnie – nézze meg működés közben
Egy vállalati rendszer valódi értékét nem lehet kizárólag egy funkciólista alapján megítélni.
Ezért készítettük el a magyar nyelvű Staffarmor™ Interactive Product Tourt, amelyben megtekintheti:
a dolgozói mobilfelületet;
a telephelyi használatot;
a vállalati adminisztrációt;
a rendszer fontosabb funkcióit;
a különböző felületek közötti kapcsolatot;
a Staffarmor™ működésének teljes logikáját.
